Bonnes pratiques pour un numérique responsable en entreprise

A l’heure de la « transition numérique », l’impact du numérique augmente au sein des entreprises.

De plus en plus de tâches se font en ligne, les outils se multiplient, les données stockées sur le Cloud aussi. Les entreprises fournissent par ailleurs de plus en plus souvent des équipements aux collaborateurs : ordinateurs, smartphones, tablettes, casques…

Ainsi, en moyenne :

  • Les équipements informatiques consommeraient 21 % de l’électricité d’une entreprise de bureau (chiffre en croissance). Les 2/3 de ces consommations se produisent en période d’inactivité ¹
  • L’empreinte numérique annuelle d’un salarié est de:
    • 5 300 litres d’eau (4 packs d’eau minérale de 6l par jour ouvré).
    • 3 500 kWh d’énergie (80 ampoules basse consommation de 25W allumées 220 jours ouvrés pendant 8h et 50 % de la consommation électrique annuelle d’un français)
    • 360 kg de gaz à effet de serre (2 400 kms en voiture soit 11 kms x 220 jours ouvrés).
  • Les équipements utilisateurs seraient responsables de 35 % des émissions de GES imputables au numérique dont 32% juste en phase de fabrication, 35% de la consommation d’eau dont 26% en phase de fabrication et 24% de la consommation d’énergie.
    L’alimentation électrique des équipements représenteraient 61 % du bilan énergétique du numérique. ²

Source : Benchmark Numérique Responsable 2017

Pour l’instant, on ne peut pas dire qu’il y ait un réveil écologique du côté des entreprises. La bonne nouvelle, c’est que la marge de progression est donc importante !

En adoptant quelques bonnes pratiques, les organisations pourraient réduire significativement leur empreinte numérique.

Plus significatif encore, c’est tout le système numérique de l’entreprise, composé à la fois d’un système d’usages (les actions permises par les outils numériques comme envoyer un mail, regarder une vidéo, etc) et d’un système technique (terminaux, réseau, serveurs, etc), qui est à analyser et optimiser.

C’est une volonté qui doit être portée par la direction afin de l’inscrire dans la stratégie globale de l’organisation et de la diffuser à tous les niveaux en sensibilisant les collaborateurs et en impliquant les DSI, les RH, les services de Communication interne…

Nous avons synthétisé l’ensemble des actions dans une fiche à télécharger gratuitement, que vous pouvez faire circuler au sein de votre organisation.

#1 : Allonger la durée de vie et le réemploi des équipements

“Si les entreprises françaises privilégiaient le réemploi de leurs ordinateurs plutôt que leur recyclage, la France pourrait économiser chaque année l’émission de 810 000 tonnes de gaz à effet de serre et 6 milliards de litres d’eau, l’équivalent de l’empreinte annuelle de 100 000 français” (étude Reeeboot, 2016, Green It)

Le réemploi permet par exemple de réduire de 10 % à 20 % le bilan gaz à effet de serre du système d’information².

Passer de 2 à 4 ans d’usage pour une tablette ou un ordinateur améliore de 50% son bilan environnemental ¹.

Bonnes pratiques pour les entreprises :

Eviter le suréquipement

Evitez de barder chaque salle de réunion d’écrans plats XXL. Oui, on sait, vos collaborateurs sont friands.

Les entreprises ont tendance à renouveler à tour de bras.

D’autant que beaucoup d’entreprises préfèrent harmoniser leur flotte d’équipement et renouveler donc tout à la fois.

Résultats : quantité d’équipements inutilisés mais en parfait état de marche se retrouvent remisés au fin fond des entrepôts. Pour un employé qui serait équipé d’un smartphone professionnel et d’un ordinateur portable fournis par l’entreprise, l’activation du levier engendrerait une diminution de l’impact environnemental annuel de ses équipements de quasiment un tiers.

Allonger la durée de vie des ordinateurs portables professionnels de 2,5 ans à 3,(5 ans permettrait par exemple de diminuer de 26% les émissions GES annuelles du parc de terminaux³.

Mutualiser les équipements pro et perso

Nombre de salariés se retrouvent avec deux smartphones, leur pro et leur perso, ce qui n’est ni écolo, ni particulièrement pratique.

Combiner ces deux usages en augmentant la part de smartphones pro-perso de 20% à 70% dans le parc professionnel pourrait diminuer de 37% les émissions GES annuelles du parc de terminaux ³.

Faire durer les équipements

Allonger la durée de vie des ordinateurs portables professionnels de 2,5 ans à 3,5 ans permettrait par exemple de diminuer de 26% les émissions GES annuelles du parc de terminaux (The Shift Project – Lean ICT Materials)

Pour cela, les entreprises pourraient par exemple :

  • Eviter de remplacer inutilement les appareils qui fonctionnent encore ou, pire, de renouveler intégralement les parcs
  • Généraliser la réparation des appareils plutôt que de les renouveler

S’équiper responsable

Les entreprises ont certainement beaucoup de progrès à faire en termes de types de produits achetés.

Pourquoi ne pas abandonner les iPhone et autres Samsung au profit d’appareils :

  • De seconde main,
  • Reconditionné
  • Eco-labellisés
  • Ou a minima performants en termes de consommation

Louer le matériel plutôt qu’acheter pourrait aussi être envisagé.

Recycler les DEEE

Etant donné l’impact considérable des DEEE, toute entreprise devrait les collecter et les recycler correctement.

#2 : réduire les volumes d’impression et opter pour un papier labellisé

Chaque salarié consomme annuellement 70 à 85 kg de papier, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois dont seulement 20% sont recyclés ¹.

Minimiser l’impact des impressions

Première bonne pratique : encourager la diminution des impressions.

  • Limiter le nombre d’impressions : sensibiliser les collaborateurs à l’optimisation des mises en page des documents : suppression des pages blanches, de la taille des images, des espaces vides, réduction des interlignes, des marges, des aplats de couleurs etc.
  • Encourager les bons gestes : l’impression en mode brouillon, avec plusieurs pages par feuille, recto verso, etc

Opter pour un papier respectueux de l’environnement.

Il existe plusieurs labels pour orienter son choix tels que l’Écolabel Européen, l’Ange Bleu et l’Écolabel Nordique. Voire mieux : optez pour le papier recyclé dont la production production consomme 3 fois moins d’énergie et d’eau que la fabrication à partir de fibres vierges¹.

Encourager le recyclage

Si ce n’est pas déjà le cas, il est urgent d’installer un système pratique de collecte et tri des déchets, papier notamment. Pour rappel : le papier peut se recycler jusqu’à 7 fois, le carton jusqu’à 10 fois. Le recyclage des papiers évite l’émission de 390 000 tonnes de CO2 par an, soit les émissions annuelles de 200 000 voitures.

Le tri du papier est d’ailleurs obligatoire dans les organisations de plus de 100 salariés.

Les cartouches d’encre et de toner vide peuvent quant à elle être reremplies, et recyclées en fin de vie.

#3 : opter pour une électricité provenant de sources renouvelables et instaurer des bonnes pratiques d’utilisation

Opter pour un fournisseur d’énergie “verte”

Pour alimenter directement les locaux d’une part, mais il est aussi possible d’étendre cet engagement dans le choix des prestataires, outils utilisés, etc. Par exemple, en optant pour un hébergeur qui s’alimente à l’énergie renouvelable.

Encourager des usages responsables

Une utilisation plus économe en énergie peut être systématisée ou encouragée afin de diminuer l’empreinte enérgétique du numérique :

  •  Configurer la mise en veille des imprimantes et autres appareils communs. Un photocopieur consomme 80% de son énergie en mode attente.
  •  Préférez l’achat d’appareils multifonctions (scanner + imprimante + photocopieur) qui peut consommer jusqu’à 50% de moins que 3 séparés¹.

#4 :Tendre vers la sobriété numérique

Au fil des années de « transition numérique », de transformations et d’innovations en tout genre, nombreuses sont les organisations qui ont tellement accumulé les technologies et les outils, qu’elles se retrouvent avec des systèmes d’information bien plus complexe que nécessaire.

Il serait temps de simplifier tout cela pour tendre vers un SI « soutenable ». Une démarche qui implique un investissement à long terme qui doit s’inscrire dans une stratégie globale.

Il s’agit de s’attaquer non pas aux outils et équipements externes mais à ceux développés en interne, en tendant notamment vers l’éco-conception des sites, applications et autres outils numériques développés par l’entreprise.

Des organismes existent pour accompagner les entreprises dans cette démarche comme Green IT,  qui propose des formations au numérique responsable, à l’éco-conception et à la conception responsable de services numériques, ou comme Green Code Lab qui communique un ensemble de méthodologies et de bonnes pratiques autour de l’éco-conception.

Il s’agit aussi de limiter globalement les outils numériques utilisés et de choisir les moins polluants (messageries instantanées, moteurs de recherche éthiques, utilisations des appareils…).

Avec la transition numérique, les entreprises ont tendance à multiplier les outils plutôt qu’à les restreindre. Se doter de l’application dernier cri pour inviter ses collègues à déjeuner ou noter ses managers peut sembler cool, mais mis bout à bout c’est l’empreinte numérique qui s’alourdit.

Par exemple, il peut être utile de clarifier les bonnes pratiques concernant le stockage et partage d’information et de documents. En entreprise, on retrouve souvent une multiplication d’outils de collaboration : services type Dropbox, Google drive, intranet, etc.

Résultat : les documents se retrouvent parfois dupliqués à plusieurs endroits différents et comme il est difficile de s’y retrouver, les collaborateurs finissent souvent par se les renvoyer par mails. Tout ceci mène à une utilisation excessive, et polluante, du Cloud.

Faire passer d’un système d’échange de documents basé intégralement sur les mails à un échange à 50% par mail et à 50% via une plateforme partagée pourrait faire diminuer de 40% les émissions GES liées au stockage annuel, et si l(intégralité des documents étaient échangés via plateforme, de 81%³.

Avant de fixer une stratégie, il peut être judicieux de conduire un audit de l’empreinte environnemental de l’activité numérique de l’entreprise.

#4 : Sensibiliser les collaborateurs à des pratiques elles aussi plus éco-responsables

Avant d’inviter les collaborateurs à se montrer plus responsables dans leurs usages, la priorité est de prendre des mesures à l’échelle de l’organisation.

Ensuite, une communication adaptée permettrait de susciter l’adhésion d’un maximum de collaborateurs pour tendre vers une culture du numérique responsable, les inciter à adopter les bons gestes mais aussi à être force de propositions sur ces sujets. …ce qui implique de les sensibiliser et de les former.

Parmi les bonnes pratiques à promouvoir :

Concernant les équipements

  • Prendre soin des appareils fournis par l’entreprise même s’ils ne leur appartiennent pas
  • Paramétrer leurs équipements pour qu’ils passent en veille rapidement
  • Le soir, ou lors d’une absence prolongée (comme une longue réunion) éteindre ses appareils. Installer des multiprise si nécessaire pour faciliter la tâche .
  • Si possible, utiliser ses appareils en mode économie d’énergie
  • Régler la luminosité de son écran pour qu’elle soit à la limite la plus basse possible du confort visuel

Concernant l’utilisation du papier

  • Constituer des stocks de papier brouillon (verso de feuilles utilisées par exemple) pour éviter l’utilisation superflu de feuilles vierges
  • Pour une impression en grande quantité, mieux vaut photocopier qu’imprimer
  • Veiller à une impression à impact minimal en préparant les documents et en paramétrant les impressions : minimiser la quantité d’encre et de papier à utiliser en imprimant en mpde brouillion, en optimisant la mise en page, en imprimant recto-verso et et plusieurs pages sur une même feuille
  • Trier les déchets papier

Concernant l’usage du Cloud

  • Nettoyer régulièrement les données stockées : sur les espaces de partage type Drive, Dropbox etc., sur les réseaux sociaux, sur tous les sites ou applications où du contenu est posté (images, vidéos, documents…)
  • Eviter de stocker des documents en doublon
  • Encourager le stockage en local (sur les ordinateurs ou disques durs) pour les documents qui n’ont pas besoin d’être mis à disposition permanente du collectif

Concernant l’usage du web

  • Sensibiliser les collaborateurs à un usage responsable du web : navigation, etc.
  • Sensibiliser les collaborateurs à un usage responsable des mails. Pour rappel, le volumes de mails échangés chaque année au sein d’une entreprise de 100 personnes entraîne l’émission de 13,6 tonnes de CO2 soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris-New York ¹
  • Préférer l’URL direct à une requête Web pour accéder à un site
  •  Utiliser les favoris pour les sites visités régulièrement
  • Vider régulièrement le cache du navigateur, les cookies et l’historique de navigation…

Concernant les mails

  • Alléger les pièces jointes en compressant les fichiers, en enregistrant en basse définition les documents, etc. Pour les pièces jointes trop lourdes, opter pour un stockage partagé sur le Cloud avec lien en partage
  • Maintenir le nombre de destinataires d’un mail au minimum (et y aller mollo sur les “Répondre à tous”)
  • Eviter les signatures de mails utilisant un logo ou une image en haute définition
  • Vider les boites mails au fil de l’eau et éviter de stocker des mails inutiles

Pour aller plus loin sur ces bonnes pratiques :

Sources

¹ Écoresponsable au bureau, ADEME, 2019

² Benchmark Numérique Responsable 2017, Club Green IT

³ Lean ICT : pour une sobriété numérique, 2018, The Shift Project

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